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Résumé par InfoBref

À quoi ressemblera le bureau du futur?

Mis à jour le 14 mai 2022
par Patrick Pierra
À quoi ressemblera le bureau du futur?
  • Pour la majorité des organisations, le bureau du futur ne sera plus un seul lieu physique, mais plutôt une combinaison de lieux, d’outils et de communications. Le travail en mode hybride, avec une composante de travail à la maison, est là pour rester. Les bureaux physiques, de superficie réduite, changent de rôle.
  • Ces changements forcent les gestionnaires à adapter leurs pratiques pour motiver, outiller, évaluer de façon juste et conserver leurs employés. Trois gestionnaires d’expérience ont récemment partagé les enseignements qu’ils ont tirés de leurs expériences des deux dernières années.

Résumé d’un midi-conférence de l’Association des MBA du Québec qui, le 12 janvier 2022, a réuni Loïc Angot, associé, directeur des stratégies durables de Lemay, Marie-Ève Campeau, partenaire d’affaires, expérience employé à la Banque Nationale, et Kathleen St-Pierre, associée, capital humain chez Deloitte:

2 conséquences de la pandémie

1.      Beaucoup de travailleurs ont pris goût au télétravail

Pour qu’ils viennent au bureau, il faut désormais les convaincre qu’ils ont une bonne raison de se déplacer.

2.      La guerre des talents s’est intensifiée

Deux phénomènes ont accentué la pénurie de main-d’œuvre:

  • Des baby-boomers ont accéléré leur sortie du marché du travail.
  • Les restrictions des déplacements internationaux ont réduit l’afflux de nouveaux travailleurs immigrants.

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Des tendances s’affirment

Les entreprises réduisent leurs espaces de bureaux

«Dans le secteur des services, l’ordre de grandeur qu’on observe est une réduction de 25 à 30% de la superficie des espaces de bureaux», note Loïc Angot.

Le modèle hybride s’installe

Dans les entreprises où les employés peuvent effectuer au moins une partie de leurs tâches à distance, un modèle hybride – avec une partie du travail effectuée au bureau et l’autre, de la maison – semble être en voie de perdurer après la pandémie.

Mais ce modèle recouvre une large gamme de nuances.

«Selon nos études, la majorité des employeurs veulent mettre en place un modèle de répartition dirigé par l’employeur, par exemple en imposant un nombre de journées par semaine à faire en présentiel, dit Kathleen St-Pierre. Environ 20% des entreprises se préparent plutôt à un modèle où ce sont les employés qui décident d’où ils veulent travailler. Seulement 1% s’orientent vers un modèle avec la totalité du travail fait à domicile.»

Pour sa part, la Banque Nationale s’oriente vers un modèle qui privilégie la flexibilité et le choix des employés. «On le fait pour répondre aux préférences des employés, dans le cadre d’une stratégie d’attraction et de rétention des talents», explique Marie-Ève Campeau.

Des nouveaux modèles émergent

La Banque Nationale a mené pendant la pandémie 2 projets pilotes qui pourraient permettre d’instaurer de nouvelles pratiques:

  • le travail 100% à distance pour certains employés;  et
  • le travail temporaire de l’étranger pour certains employés qui, par exemple, veulent aller voir leur famille et rester quelques semaines ou quelques mois dans le pays.

Par ailleurs, la pandémie a révélé une opportunité pour décentraliser certains rôles, dont des postes de gestionnaires.

«À partir du moment où une équipe est répartie sur plusieurs sites, il n’y a plus forcément de raison que son dirigeant soit basé au siège social de l’entreprise, note Marie-Ève Campeau. Cela pourrait ouvrir des perspectives de progression de carrière à des gestionnaires hors de Montréal.»

Des bureaux orientés «santé et bien-être»

«La pandémie a rehaussé d’un coup les exigences liées au nettoyage des bureaux, dit Loïc Angot. Au-delà de ces exigences, on voit maintenant un intérêt beaucoup plus marqué pour les environnements de travail qui reflètent une priorité pour la santé, le bien-être et le confort des employés.»


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8 bonnes pratiques pour gérer le travail en mode hybride

1) Entretenir une relation directe empathique entre le gestionnaire et son équipe

«J’ai pris l’habitude de commencer ma journée avec 10 minutes de conversation en équipe, raconte Loïc Angot. On ne parle pas que de travail. C’est une bonne façon d’entretenir une relation régulière avec des employés qu’on ne verra peut-être pas fréquemment en réunion.»

«Quand je demande à un employé « Comment ça va? », je ne m’arrête pas toujours à sa première réponse. Il faut parfois gratter un peu, pour donner à l’employé l’occasion de s’ouvrir sur des problèmes qu’il n’ose peut-être pas aborder.»

2) Parler souvent, au lieu de se contenter d’écrire

Les problèmes complexes bénéficient d’une communication orale et visuelle, plutôt que simplement textuelle.

«Il faut encourager les employés, particulièrement les jeunes, à ne pas limiter leur communication au courriel, dit Loïc Angot. Certes, les logiciels de clavardage en direct nous aident, mais je les incite souvent à appeler leurs collègues.»

3) Réserver des moments et des espaces pour les relations sociales

«Rien ne remplace les conversations autour de la machine à café, observe Marie-Ève Campeau.

Quand il n’y a plus d’occasions de rencontres physiques non planifiées, il faut prendre le temps de créer des moments pour des échanges moins formels et qui ne sont pas consacrés à des tâches spécifiques, comme des cafés virtuels, pour créer et entretenir des relations humaines entre employés.»


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4) Renforcer la dimension sociale des présences au bureau

«Pour beaucoup d’employés qui aiment travailler de chez eux, c’est le besoin de socialisation qui peut justifier de se déplacer au bureau», note Marie-Ève Campeau.

«On ne veut plus faire venir des employés au bureau pour les mettre dans un cubicule et leur demander de faire des tâches qui exigent leur concentration, ajoute Loïc Angot Ces tâches, ils les font très bien de la maison.

Le bureau doit plutôt devenir un connecteur, un catalyseur. C’est aussi un vecteur de la marque employeur et un espace de socialisation.»

5) Intensifier la boucle de rétroaction

«Il faut trouver des façons de prendre le pouls des employés en continu, même lorsqu’ils travaillent à distance, pour pouvoir adapter nos stratégies et ajuster notre message», dit Marie-Ève Campeau.

6) Faire de l’intégration des nouveaux employés un effort collectif

« Il faut faire de l’intégration des nouveaux employés une responsabilité d’équipe, dit Marie-Ève Campeau. Les membres de l’équipe doivent, à parts égales, s’engager activement pour partager la culture d’entreprise avec les nouveaux. »

«Il est utile de formaliser l’intégration, en la définissant comme un effort collectif, renchérit Kathleen St-Pierre.

Une bonne tactique est d’associer le nouvel employé à un champion, un buddy, avec lequel il peut entretenir une relation de confiance, et qui pourra lui faire rencontrer d’autres personnes dans l’organisation.»


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7) Porter attention à la fréquence des communications et aux canaux qu’elles utilisent

«De façon générale, il faut compenser l’éloignement en augmentant la cadence des communications», dit Kathleen St-Pierre.

Elle prévient cependant du risque de surabondance d’informations qui peut envahir les employés: «il faut être stratégique dans ce que l’on communique, à qui, et par quel moyen».

8) Prévenir les biais d’évaluation

«On ne sait pas encore si les employés qui travaillent à distance seront désavantagés dans l’évaluation de leur travail, mais il est certain que c’est déjà pour eux une préoccupation, signale Marie-Ève Campeau.

Est-ce que certains gestionnaires, habitués à travailler en proximité physique, pourraient penser qu’un employé qui vient peu souvent au bureau est moins engagé dans son travail? C’est possible.

Le mieux est de confronter ce biais éventuel en le nommant, et en en discutant de façon candide avec le gestionnaire.»

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Patrick Pierra